Wie aus einer Excel-Tabelle ein System wurde

20 Jahre Trainingsaufzeichnung in Excel klingen im ersten Moment ziemlich verrückt. Und ja – das stimmt vielleicht sogar ein Stück weit. Aber genau darin steckt ein enormes Potenzial für mich. Was Daten mit unserem Bauchgefühl zu tun haben und warum das nicht nur im Sport, sondern vor allem im Projektmanagement entscheidend ist – genau darum geht es in diesem Artikel.

Dieser Artikel soll aufzeigen, warum datenbasiertes Projektmanagement und Intuition kein Widerspruch sind – sondern die stärkste Kombination überhaupt.

20 Jahre Daten – vom Hobby zur Erkenntnis

Am Anfang war meine Excel-Tabelle sehr simpel. Im Laufe von über 20 Jahren Triathlon und Leistungssport habe ich sie immer weiter angepasst, erweitert und verändert.
Heute umfasst sie:

• 8.035 Trainingstage
• 50.000 Kilometer Laufen
• 60 paar Laufschuhe
• 150.000 Km Radfahren
• 4 paar Radschuhe
• und eine riesige Menge an Daten

Und das Spannende:
Am Anfang wusste ich überhaupt nicht, was ich damit einmal anfangen würde. Es ist ein echtes „Living Document“ geworden – nie fertig, immer im Wandel. Als Ingenieur lande ich damit natürlich schnell in der Schublade: „Der Zahlenmensch mit Excel-Leidenschaft“ (so einige meiner Freunde). Aber genau hier möchte ich heute bewusst brechen: Daten sind extrem wertvoll – aber sie treffen nicht die Entscheidung.

Daten im Alltag – aber nutzen wir sie wirklich?

Mal ehrlich: Wer von Euch trainiert mit Pulsuhr? Wer trackt Kalorien oder Leistung im Gym? Und wer nutzt diese Daten wirklich sinnvoll? Ziehst Du daraus echte Schlüsse? War das Training zu hart? War es ineffizient? Oder… bleiben die Daten am Ende doch nur Zahlen?

Und jetzt der Perspektivwechsel: Wer von Euch kennt das im Projektalltag? Projekte starten zu schnell, Informationen fehlen, vorhandene Daten werden ignoriert.

Und jetzt die wichtigste Frage: Warum nutzen wir vorhandenes Wissen aus vergangenen Projekten nicht konsequent?

Datenbasiertes Projektmanagement – ein unterschätzter Hebel

In beiden Welten, Sport und Business, gilt: Der richtige Umgang mit Daten verbessert Ergebnisse massiv. Im Business sprechen wir von: mindestens 30 % Einsparpotenzial, besserer Planbarkeit, stabileren Ergebnissen, höherer Qualität. Und trotzdem nutzen wir und viele Unternehmen ihr Datenpotenzial kaum. Warum?

Das eigentliche Problem liegt nicht in den Daten

Die meisten Unternehmen haben kein Datenproblem. Sie haben ein Nutzungsproblem und stellen die falschen Fragen. Typische Gründe: Daten wird nicht genug Bedeutung gegeben, Projekte werden zu schnell gestartet, es fehlen Methoden zur Auswertung. Und genau hier liegt einer der größten Hebel unserer Zeit.

Eine besser Frage ist z.B. was möchte ich erreichen, im Sport und in meinem Projekt? Und daraufhin suche ich mir dann die geeigneten Daten heraus und erfasse diese. Wir machen es oft umgekehrt, wir erfassen alles und sind dann mit der Einordnung überfordert. Ein Beispiel aus dem Leistungssport, dass ich jeden Tag in meinem Umfeld erlebe ist: Athleten bekommen von Ihrem Warr-Leistungsmesser vom Fahrrad Daten wie: Phasenwinkel (in welchem Winkel der Pedalumdrehung gibt welches Bein die größte Leistung ab). Diese Messgröße ist wichtig, um eine Dysbalance zwischen dem re+li Bein zu erkennen und diese zu trainieren. ABER: Kaum Jemand schaut sich das an, die meisten sehen nur die absolute Leistung in Watt. Es gibt zahlreiche diese Beispiele sowohl im Sport als auch im Projektmanagement.

Projekte starten fast nie bei Null – wenn man es richtig macht

Ein entscheidender Vorteil, den viele unterschätzen: Projekte müssen nicht bei 0 % starten. Wenn vorhandene Daten, Erfahrungen und Wissen genutzt werden: Startniveau liegt bei 30–50 %, weniger Fehler, schnellere Umsetzung. Aber: Das passiert nicht von allein, es braucht eine klare Methodik.

Was Daten wirklich sind (und was nicht)

Lass uns das einmal sauber einordnen: Daten → Zahlen aus Messung und Beobachtung, Informationen → Daten im Kontext, Wissen → verknüpfte Informationen, Intuition → unbewusste Verarbeitung all dessen.

Und jetzt wird es spannend: Viele unterschätzen die letzte Stufe komplett.

Intuition ist kein Zufall – sondern Daten in Aktion

„Bauchgefühl“ klingt oft ungenau oder sogar irrational. Ist es aber nicht. Intuition kann nur entstehen, wenn folgendes vorhanden ist: Erfahrung, Wissen, Daten und Mustererkennung. Alles zusammen – unbewusst verarbeitet. Intuitive Entscheidungsfindung ist übrigens 3x so schnell wie kognitive Entscheidungsfindung. Davon profitieren einige Berufsgruppen deutlich! Intuition ist nicht das Gegenteil von Daten, sie basiert auf ihnen.

Deshalb kann: ein Konstrukteur Bauteile abschätzen, ein Sportler sein Tempo fühlen, ein Projektmanager Entscheidungen treffen, ohne alles neu berechnen zu müssen.

Warum Daten + Intuition uns besser machen

Je mehr Daten wir haben und verstehen, desto besser wird unser Gefühl. Und genau darin liegt der Unterschied: Anfänger braucht Zahlen, Experte erkennt Muster -> Und trifft bessere Entscheidungen.

Was Unternehmen konkret besser machen können

Die Lösung ist eigentlich einfacher als gedacht. Unternehmen müssen lernen: vorhandene Daten wirklich zu nutzen, Projekte strukturiert zu starten, unnötige Aufgaben zu eliminieren. Das Ergebnis: höhere Effizienz, weniger Fehler, bessere Ergebnisse, mehr Geschwindigkeit.

Fazit: Der Schlüssel liegt in der Kombination

Daten alleine reichen nicht. Intuition alleine reicht nicht. Die Kombination ist entscheidend. Und genau das ist der Kern von: datenbasiertem Projektmanagement

Ausblick – genau darum geht es in meinem Workshop

Mit dem Thema: „Dark Data – die Macht unbekannten Wissens“ geht es genau darum, Menschen und Unternehmen zu befähigen:

• Die richtigen Daten zu nutzen
• Daten richtig zu nutzen
• Projekte besser zu starten
• Fehler systematisch zu reduzieren
• fundierte Entscheidungen zu treffen

„Wie nutzt Du aktuell Daten in Deinen Projekten?“

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